Přístup:
- negativní přístup vzbuzuje negativní pocity a vyvolává tak negativní výsledky
- používejte proto ve svých zprávách pozitivní výrazy (např. výsledky, zaručeně, prospěch, přednostně, doporučeně, hospodárně, bezpečně, rychle, můžeme, budeme)
Rod:
- trpný rod vyjadřuje pasivitu, působí neosobně a nevyjadřuje žádnou zodpovědnost
- činný rod
- pozvedne úroveň písemného projevu, který bude mnohem zajímavější, jasnější, konkrétnější, rozhodnější a živější
- vyjadřuje zodpovědnost a schopnost mít věci pod kontrolou
Forma obsahu zprávy:
- neformální
- přátelská
- pište jednoduchým jazykem jako při osobním rozhovoru (pište tak, jak mluvíte a nepište nic, co byste neřekli)
- vyjadřujte se stručně s jasným účelem
- uvádějte přesné a úplné informace
- pište v celých větách, gramaticky správně a bez chyb
- nevytvářejte dlouhá souvětí
- text čleňte do odstavců, které od sebe oddělujte odsazením nebo prázdným řádkem
- používejte diakritiku a interpunkci – předejdete tak zbytečnému vysvětlování, neboť existuje mnoho slov, které se od sebe liší pouze diakritikou a příjemce tak nebude muset ztrácet čas při luštění smyslu Vašeho sdělení
- zdvořilostní zájmena (Vy, Váš) pište vždy s velkým počátečním písmenem
- dbejte na vhodný tón zprávy (v textu není možné používat neverbální signály tj. pohledy a gesta)
- zpráva může působit: neústupně, přátelsky, pohrdavě, přesvědčivě, smířlivě, vstřícně, příkře, blahosklonně, stroze, panovačně, lhostejně, emotivně, ostře
- nepoužívejte provokativní obraty
- nepište vše velkými písmeny
- velká písmena vyjadřují důraz
- vzbuzují dojem agresivního křiku
- představují zátěž pro oči
- můžete vypadat jako nevzdělanec
Odrážky a číslování:
- zdůrazňují hlavní body
- shrnují podrobné údaje
- zjednodušují hledání důležitých informací
- zlepšují vizuální dojem
- každý bod by měl
- plynule navazovat na úvodní větu
- by měl být tvořen jednotnou gramatickou strukturou (pokud začíná první bod slovesem, měly by tak začínat všechny body)
Interpunkce:
- čárky se používají
- při vyjmenování tří a více položek
- v případě, že by v mluvené řeči byla přirozená pauza
- pro oddělení vsuvky, která doplňuje informace
- dvojtečka
- uvozuje seznam či výčet
- signalizuje vysvětlení či odůvodnění
- středník
- představuje delší pauzu než čárka, avšak neosamostatňuje věty jako dvojtečka
- ukončuje delší položku seznamu či výčtu
- závorky (nejčastěji kulaté)
- oddělují vloženou část věty
- umožňují vysvětlit zkratky nebo cizí názvy
Elektronické emoce (emotikony, smajlíci):
- nehodí se do obchodní komunikace
- používají se pouze v soukromých zprávách, fórech a chatech
Zkratky:
