Obsah

Přístup:

• negativní přístup vzbuzuje negativní pocity a vyvolává tak negativní výsledky
• používejte proto ve svých zprávách pozitivní výrazy (např. výsledky, zaručeně, prospěch, přednostně, doporučeně, hospodárně, bezpečně, rychle, můžeme, budeme)

Rod:

• trpný rod vyjadřuje pasivitu, působí neosobně a nevyjadřuje žádnou zodpovědnost

  • výsledky ve zprávě nebyly zahrnuty

  • je třeba vypnout mobilní telefony

• činný rod
  • pozvedne úroveň písemného projevu, který bude mnohem zajímavější, jasnější, konkrétnější, rozhodnější a živější
  • vyjadřuje zodpovědnost a schopnost mít věci pod kontrolou

    • do zprávy jste nezahrnuli výsledky

    • vypněte prosím své mobilní telefony

Forma obsahu zprávy:

• neformální
• přátelská
• pište jednoduchým jazykem jako při osobním rozhovoru (pište tak, jak mluvíte a nepište nic, co byste neřekli)
• vyjadřujte se stručně s jasným účelem
• uvádějte přesné a úplné informace
• pište v celých větách, gramaticky správně a bez chyb
• nevytvářejte dlouhá souvětí
• text čleňte do odstavců, které od sebe oddělujte odsazením nebo prázdným řádkem
• používejte diakritiku a interpunkci – předejdete tak zbytečnému vysvětlování, neboť existuje mnoho slov, které se od sebe liší pouze diakritikou a příjemce tak nebude muset ztrácet čas při luštění smyslu Vašeho sdělení
• zdvořilostní zájmena (Vy, Váš) pište vždy s velkým počátečním písmenem
• dbejte na vhodný tón zprávy (v textu není možné používat neverbální signály tj. pohledy a gesta)
  • zpráva může působit: neústupně, přátelsky, pohrdavě, přesvědčivě, smířlivě, vstřícně, příkře, blahosklonně, stroze, panovačně, lhostejně, emotivně, ostře
• nepoužívejte provokativní obraty

  • kvůli Vaší nedbalosti

  • měli jste vědět

  • nepodařilo se Vám

  • nemůžete očekávat

  • není to naše chyba

  • Vaše odmítnutí spolupracovat

  • musíme trvat na tom, že...

• nepište vše velkými písmeny
  • velká písmena vyjadřují důraz
  • vzbuzují dojem agresivního křiku
  • představují zátěž pro oči
  • můžete vypadat jako nevzdělanec

Odrážky a číslování:

• zdůrazňují hlavní body
• shrnují podrobné údaje
• zjednodušují hledání důležitých informací
• zlepšují vizuální dojem
• každý bod by měl 
  • plynule navazovat na úvodní větu
  • by měl být tvořen jednotnou gramatickou strukturou (pokud začíná první bod slovesem, měly by tak začínat všechny body)

Interpunkce:

• čárky se používají
  • při vyjmenování tří a více položek
  • v případě, že by v mluvené řeči byla přirozená pauza
  • pro oddělení vsuvky, která doplňuje informace
• dvojtečka
  • uvozuje seznam či výčet
  • signalizuje vysvětlení či odůvodnění
• středník
  • představuje delší pauzu než čárka, avšak neosamostatňuje věty jako dvojtečka
  • ukončuje delší položku seznamu či výčtu
• závorky (nejčastěji kulaté)
  • oddělují vloženou část věty
  • umožňují vysvětlit zkratky nebo cizí názvy

Elektronické emoce (emotikony, smajlíci):

• nehodí se do obchodní komunikace
• používají se pouze v soukromých zprávách, fórech a chatech

Zkratky:

• nehodí se do obchodní komunikace
• nepoužívejte odborné termíny a zkratky – v případě potřeby je buďte vždy připraveni vysvětlit (seznam zkratek v on-line diskusích)