Doporučení

Nový e-mail

  • netříštěte své síly a myšlenky přecházením od jednoho projektu ke druhému a vyčleňte si určitou část pracovního dne, ve které se budete věnovat pouze poště
    • na e-mail je vhodné odpovídat nejpozději do příštího dne
    • jedenkrát týdně si udělejte čas na vyřízení odložené pošty – do nového týdne budete vstupovat s chutí a "s čistým stolem"
  • nedělejte práci za druhé – naučte se práci delegovat
    • pokud zpráva není určena vám, přepošlete ji správnému příjemci a tuto skutečnost oznamte odesílateli
  • u přeposílané zprávy vždy doplňte komentář, proč zprávu přeposíláte
  • při odpovídání na zprávu vymažte vše, co se nevztahuje k danému tématu
  • pokud na e-mail nemůžete odpovědět okamžitě, potvrďte odesilateli přijetí zprávy s udáním předpokládaného termínu odpovědi
  • čtěte zprávu maximálně dvakrát:
    1. rozhodnutí co dělat (vyřízení, smazání, přesunutí do archivu atd.)
    2. vyřízení
  • informace rozesílejte pouze v případě, že jste byli osobně, telefonicky nebo e-mailem požádáni (v opačné případě se jedná o nevyžádanou poštu tj. spam)
  • vyvarujte se mnoha nevyřízených zpráv
  • neobtěžujte se čtením "výherních" zpráv
  • občas zkontrolujte i spam složku, zda v ní není legitimní zpráva
  • v průběhu diskuse neměňte předmět zprávy, který pomáhá udržovat tzv. "vlákno" podle kterého je možné sledovat vývoj debaty
  • neodesílejte zprávu ve vzteku, raději chvíli počkejte, uklidněte se a zprávu si před odesláním přečtěte znovu
  • nepotřebné zprávy odstraňujte (archivujte pouze důležité zprávy nebo např. odeslanou poštu)
  • čím kratší zpráva bude, tím spíš si ji někdo přečte, porozumí ji a zareaguje na ni
  • e-mailová zpráva odráží osobnost odesilatele, dbejte proto na to, aby byl tento dojem co možná nejlepší
  • i e-mail může při překročení pravidel morálky či zákona vyvolat soudní žalobu
  • snažte se neurazit kulturu, zvyky, náboženství nebo zemi příjemce
  • před odesláním zprávy
    • si text přečtěte nejlépe nahlas (odstraníte tak mnoho zbytečných chyb)
    • zkontrolujte pravopis
    • vždy kontrolujte správnost e-mailové adresy
  • pozor na tlačítko "odpovědět všem" – jednou odeslanou zprávu již nelze zastavit
  • zákazníci vyžadují řešení, nikoli problémy