Doporučení
- netříštěte své síly a myšlenky přecházením od jednoho projektu ke druhému a vyčleňte si určitou část pracovního dne, ve které se budete věnovat pouze poště
- na e-mail je vhodné odpovídat nejpozději do příštího dne
- jedenkrát týdně si udělejte čas na vyřízení odložené pošty – do nového týdne budete vstupovat s chutí a "s čistým stolem"
- nedělejte práci za druhé – naučte se práci delegovat
- pokud zpráva není určena vám, přepošlete ji správnému příjemci a tuto skutečnost oznamte odesílateli
- u přeposílané zprávy vždy doplňte komentář, proč zprávu přeposíláte
- při odpovídání na zprávu vymažte vše, co se nevztahuje k danému tématu
- pokud na e-mail nemůžete odpovědět okamžitě, potvrďte odesilateli přijetí zprávy s udáním předpokládaného termínu odpovědi
- čtěte zprávu maximálně dvakrát:
- rozhodnutí co dělat (vyřízení, smazání, přesunutí do archivu atd.)
- vyřízení
- informace rozesílejte pouze v případě, že jste byli osobně, telefonicky nebo e-mailem požádáni (v opačné případě se jedná o nevyžádanou poštu tj. spam)
- vyvarujte se mnoha nevyřízených zpráv
- neobtěžujte se čtením "výherních" zpráv
- občas zkontrolujte i spam složku, zda v ní není legitimní zpráva
- v průběhu diskuse neměňte předmět zprávy, který pomáhá udržovat tzv. "vlákno" podle kterého je možné sledovat vývoj debaty
- neodesílejte zprávu ve vzteku, raději chvíli počkejte, uklidněte se a zprávu si před odesláním přečtěte znovu
- nepotřebné zprávy odstraňujte (archivujte pouze důležité zprávy nebo např. odeslanou poštu)
- čím kratší zpráva bude, tím spíš si ji někdo přečte, porozumí ji a zareaguje na ni
- e-mailová zpráva odráží osobnost odesilatele, dbejte proto na to, aby byl tento dojem co možná nejlepší
- i e-mail může při překročení pravidel morálky či zákona vyvolat soudní žalobu
- snažte se neurazit kulturu, zvyky, náboženství nebo zemi příjemce
- před odesláním zprávy
- si text přečtěte nejlépe nahlas (odstraníte tak mnoho zbytečných chyb)
- zkontrolujte pravopis
- vždy kontrolujte správnost e-mailové adresy
- pozor na tlačítko "odpovědět všem" – jednou odeslanou zprávu již nelze zastavit
- zákazníci vyžadují řešení, nikoli problémy
