Struktura

  1. Předmět zprávy
    • naučte se psát výstižný a stručný předmět zprávy
    • zpráva bez předmětu může být označena za spam a nemusí být nedoručena
    • předmět zprávy mnohdy rozhoduje o tom, kdy a zda vůbec bude zpráva příjemcem přečtena
  2. Oslovení
    • mělo by končit čárkou a být odsazeno od následujícího textu, který by měl začínat malým písmenem
      • Milý Pavle,
        
        jsem rád...
    • oslovujte jménem (každý rád slyší své jméno a navíc si tak trénujete i svoji paměť)
  3. Úvod
    • měl by čtenáře uvést do souvislostí (odvolání se na předchozí telefon, rozhovor, e-mail, dotaz)
      • jsem rád, že jsme spolu mohli hovořit o...
      • děkuji za Vaši objednávku...
    • sekce by měla být stručná
  4. Informace
    • sdělujte (vyžadujte) důležité údaje a detaily
    • používejte krátké odstavce oddělené prázdným řádkem seřazené v logickém sledu
    • tato sekce by měla být nejdůležitější částí zprávy
  5. Akce
    • může začínat shrnutím předchozích informací
    • měla by jasně vyjadřovat to, co od příjemce očekáváme
  6. Závěr (rozloučení, ukončení zprávy)
    • jednoduchá a krátká věta k zakončení zprávy
      • Ahoj
      • S přátelským pozdravem
      • Mnohokrát děkuji za...
        • děkuje se pouze za něco konkrétního (pomoc, trpělivost, pochopení, podporu atd.)
      • Těším se na spolupráci
      • S přáním úspěšného dne
      • Těším se na Vaši brzkou odpověď
      • V případě dotazů se na mě kdykoli obraťte
  7. Podpis a kontaktní informace
    • Bc. Tomáš Daněk
      Web themer, RedWeb s.r.o.
      602 00 Brno, Kozí 8
      tel. +420 774 722 703
      www.redweb.cz
  8. Na závěr může být přiložena právnická doložka
  9. Přílohy
    • připojujte ke zprávě nejlépe před začátkem psaní textu (nejpozději v okamžiku, kdy se o příloze zmiňujete)
    • naučte se používat PDF formát
      • nevyžaduje placené programy a fonty
      • není nutná komprimace
      • v případě potřeby můžete připojit odkaz na stažení PDF prohlížeče
    • využívejte firemních URL odkazů
      • důvěrné soubory mohou vyžadovat heslo
      • příjemce se může sám rozhodnout, zda si přílohu stáhne nebo ne (nezatěžují se zbytečně datové linky, ovšem na druhou stranu někteří lidé se bojí na cokoli kliknout)

Další možnou strukturou zprávy může být rozdělení na:

  1. Cíl – kam by se mělo dospět
  2. Úkol – co udělat
  3. Termín – datum splnění