vypněte si automatické oznamování nových zpráv a událostí (vyskakovací okna, upozorňující zvuky atd.), aby jste se mohli na svou práci plně soustředit
text odpovědi umisťujte nad zprávou, aby příjemce nemusel odpověď hledat
vytvořte si praktický systém složek a podsložek (doručená, odeslaná, rozepsaná, k vyřízení, koncepty, čeká na odpověď, archiv, spam, koš, soukromé, "organizační struktura firmy" atd.)
využívejte všech možností e-mailového klienta
šablony
automatické podpisy (nezapomínejte je aktualizovat)
rozpoznávání spamu (spam je většinou možné rozpoznat již podle předmětu zprávy nebo odesílatele)
zvýraznění
filtry (pravidla) umožňují automaticky
třídit poštu do složek
označovat (např. barevně) důležitost
odpovídat
mazat
při delší nepřítomnosti (dovolená, nemoc) nastavujte automatickou odpověď a přesměrování pošty
Automatická odpověď: Mám dovolenou
Jsem na krátké dovolené od ... do ... V naléhavých případech prosím kontaktujte ... případně volejte na telefonní číslo ...
Kontaktuji Vás v nejbližším možném termínu.
Tomáš Daněk
při návratu nezapomeňte automatickou odpověď a přeposílání vypnout
nebezpečné mohou být přílohy, obrázky a odkazy, nikoli samotná textová zpráva – věnujte proto patřičnou pozornost bezpečnostnímu nastavení e-mailového klienta